Haus! Runs SAP Business One

by IDS Indonesia

Haus Indonesia Sejak 2021 sudah mulai menggunakan SAP Business One sebagai Backend System baik di sisi Inventory and Accounting yang terintegrasi dengan Moka POS sebagai Point of Sales System.

Read more

Kegiatan CSR 2021

by IDS Indonesia

Dalam rangka ulang tahun PT. IDS Teknologi Indonesia (IDS Indonesia) ke 8 pada tanggal 19 Januari 2021. IDS Indonesia melakukan kegiatan CSR dengan mengunjungi Sanggar Qur’an Indonesia di Tapos Depok.

Read more

LIA Digital Development Project Kick Off Meeting

by IDS Indonesia

Alhamdulillah, setelah melalui tender yang panjang akhirnya IDS Indonesia terpilih sebagai pemenang tender proyek LIA Digital di Yayasan LIA.

YAYASAN LIA adalah yayasan yang bergerak di bidang jasa pendidikan formal dan non-formal, terutama pendidikan bahasa selaku kegiatan intinya. LIA memulai kegiatannya di bidang pengajaran bahasa Inggris pada tanggal 7 September 1959 dengan jumlah siswa awal sebanyak 40 orang. Pada tahun 2016 jumlah siswa LIA telah berkembang menjadi lebih dari 70.000 orang dan masih dipercaya masyarakat Indonesia selama 57 tahun.

Untuk tahap awal ini ada empat sistem yang akan di develop oleh IDS Indonesia – Custom Software Development Team, yakni:

  • Sistem Informasi Akademis (Mindik)
  • Human Resource System
  • Accounting System
  • EIS (Executive Information System)

Penandatangan MoU Pengembangan LIA Digital serta Kick off Meeting ini langsung di hadirin oleh para pengurus Yayasan Lia.

Proyek ini Insya Allah akan berlangsung mulai Oktober 2017 hingga Oktober 2018. Mudah-mudahan bisa terlaksana dengan baik.

 

Kenapa dan Kapan Saat yang Tepat Anda Butuh solusi ERP ?

by IDS Indonesia

Kenapa Anda Butuh solusi ERP ?

Ada beberapa alasan kenapa perusahaan menggunakan sistem ERP.

    1. Single source of information

      Satu sumber informasi yang sama untuk semua bagian / divisi / department. Contoh data customer (kode customer, nama customer, dll) dan data produk/item (kode item, nama item,dll) yang dilihat oleh bagian sales, produksi, dan akunting sama. Simple banget sih contoh kasusnya ? hehehe. Percaya atau tidak di Indonesia, banyak perusahaan menengah hingga besar yang berkantor di tempat elit seperti sudirman, jakarta hingga yang di pelosok untuk urusan data customer dan item/produk berbeda untuk setiap department. Karena masing-masing departemen punya master data sendiri.

 

    1. Enable Efficiency & Automation

      Dengan adanya ERP ada beberapa proses lebih efisien. Contoh kasus, untuk melihat stok terkini (on hand) tidak perlu repot2x bertanya ke department sebelah. Walau receiving dilakukan pihak pembelian (buy) atau produksi (make), departemen sales bisa tahu posisi stok barang di perusahaan. Dengan adanya ERP beberapa proses bisnis di perusahaan anda sudah terjadi secara otomatis. Contoh saat penerimaan barang pembelian disaat itu juga sudah terjadi jurnal akunting untuk pencatatan inventory. Jadi bagian akunting tidak perlu melakukan input jurnal penerimaan barang lagi.

 

    1. Better Information & Communication Management

      ERP menuntut setiap departemen saling bekerja sama tidak ada lagi’ kerajaan’ departemental lagi. Dengan menyatunya berbagai informasi (data dan transaksi) dari setiap departemen yang ada tentu nya akan mempermudah management dan perusahaan untuk melakukan review, check dan reporting. Contoh laporan keuangan bisa langsung di generate tanpa perlu menunggu (dengan asumsi semua data sudah di input).

 

  1. Higher Productivity

    Dengan jawaban “why” yang dijelaskan di point 1,2,3 pada akhirnya ERP akan meningkatkan produktivitas dan kualitas karyawan. Loh kok bisa apa hubungannya ? Kalau dulu ketika sistem masih manual atau software sudah pakai tapi setiap bagian berbeda, kerjaan karyawan adalah input -> check/review -> approval -> reconcile dengan dept. lain -> check/review lagi. Maka dari itu, kerjaan sekarang lebih ke input -> check/review -> approval sehingga ada waktu untuk pekerjaan yang lebih “strategic” seperti analytics, forecasting dan future planning. karena semua data sudah di satu system.

Kapan Saat yang Tepat Anda Butuh solusi ERP ? Hmm kapan yah?

Jika salah satu atau semua point dibawah ini sangat “pas” untuk anda. Artinya anda sudah saatnya menggunakan sistem ERP.

  1. Jika terlalu banyak pekerjaan manual atau software.
  2. Susah mendapatkan laporan yang diinginkan dan dibutuhkan dari sistem yang sudah ada.
  3. Pembukuan dan laporan keuangan sulit untuk dihasilkan atau membutuhkan waktu lama.
  4. Pusing dengan maintenance system yang ada sekarang.

Kesimpulannya sebuah perusahaan menggunakan ERP adalah karena perusahaan butuh perubahan lebih baik dari sisi proses kerja di internal serta komunikasi antar departemen yang ada di perusahaan untuk menghasilkan harmonisasi informasi untuk pengambilan keputusan perusahaan. Jangan lupa hubungi kami IDS jika waktu sudah tepat! ^^

Pilih Software / Aplikasi yang Sudah Jadi atau Bikin Sendiri?

by IDS Indonesia

Pertanyaan “Apakah Pilih Software / Aplikasi yang Sudah Jadi atau Bikin Sendiri?” adalah pertanyaan ‘classic’ yang dihadapi perusahaan perusahaan menengah hingga besar. Loh kok perusahaan kecil tidak disebutkan? Sebenarnya perusahaan kecil juga termasuk jika dan hanya jika perusahaan tersebut mempunyai IT resource sendiri (internal programer) atau orang yang handle IT project management, tapi sepertinya agak absurd jika perusahaan dalam tahap growth sudah mempunyai tim IT development sendiri (kecuali bisnisnya bergerak di bidang IT), bukan apa-apa sih sayang fixed costnya aja untuk develop sesuatu yang bukan core business, mendingan buat pengembangan bisnis/outlet.

Keputusan apapun yang dipilih pasti akan berdampak timbulnya biaya, terlepas besar atau kecilnya biaya itu. Banyak diantara kita berpikir jika kita bikin sendiri software/aplikasi (entah berbasis desktop, web atau mobile) tidak akan ada cost atau sedikit. Membayar gaji programmer sebagai karyawan adalah cost, atau meng-hire freelance programmer juga merupakan cost itu belum termasuk overtime, allowance, THR, bonus ,dll belum lagi kalau jadwal development molor, maka cost akan bertambah.

Apa pertimbangan perusahaan untuk membuat software sendiri ?

  • Yang pasti harus punya tim IT internal sendiri dan kemampuan project management atau vendor management jika programmernya ambil dari luar (subkon)
  • Software 100% bisa di sesuaikan dengan proses dan ‘kebiasaan’ sekarang jika mau ^^ (Tapi hati-hati bisa menjadi never ending project)
  • Lebih murah bikin sendiri  (Bisa iya dan tidak menurut saya)
  • Lebih mudah untuk support alias tidak tergantung vendor. (Tidak tergantung vendor tapi ‘tergantung’ kepada programmer)

Apa pertimbangan perusahaan untuk memilih software yang sudah jadi ?

  • Tidak punya tim IT internal sendiri dan kemampuan IT project management
  • Males ribet
  • Lebih murah beli jadi (Bisa jadi iya / tidak)
  • Waktu implementasi lebih singkat (Ya, tapi bisa jadi tidak jika implementasi molor entah karena scope berubah, atau resistansi dari internal perusahaan,dll)

Apa challenge jika memilih software yang sudah jadi ?

  • Scope management, mengkompromikan function/feature yang ada di software package dengan kondisi existing operational perusahaan. Perusahaan harus open minded dan siap berubah, biasanya sering ada penolakan dari user yang sudah dalam zona nyaman dengan software sekarang alias status quo ^^
  • Management support, mencari dukungan top management sangat penting didalam mendukung perubahan yang akan terjadi diperusahannya. Top management dan user harus paham dan sepakat soal dampak perubahan
  • Change management, kemungkinan besar banyak yang akan berubah. Mulai dari SOP, cara kerja, bahkan hingga struktur organisasi perlu di sesuaikan jika diperlukan.
  • People management diperlukan untuk menjelaskan dan mencari dukungan bahwa sistem/software baru ini akan bermanfaat untuk user ke depannya
  • Project management sangat penting untuk memastikan project on timeon budget dan on quality.

Ada suatu fenomena menarik di perusahaan-perusahan besar di Indonesia, semakin besar dan complex bisnis mereka semakin banyak mengkombinasikan software package seperti ERP dengan aplikasi-aplikasi (software) buatan mereka sendiri.

Pada akhirnya apapun keputusan yang di ambil, apakah itu membuat software sendiri entah dengan internal programmer / external programmer atau lebih menyukai beli software yang sudah jadi atau mengkombinasikan kedua opsi, didasari kepada kesiapan dari internal perusahaan itu sendiri plus level of risk acceptance terhadap dampak (cost/budget, time, and quality) yang akan ditimbulkan dari pilihan yang akan dipilih. (hsy)

Kenapa kita butuh Business Process Review?

by IDS Indonesia

Mungkin beberapa management perusahaan bertanya-tanya buat apa sih business process sekarang perlu kita di review ulang apalagi untuk kemudian dilakukan improvement. Hanya buang-buang duit saja bayar konsultan :). Well, konsultan pada dasarnya memberikan rekomendasi dan monitoring. Kalau hanya rekomendasi tapi tidak di eksekusi dan di implementasikan oleh perusahaan client yah sama aja bohong :).

Oke, kita bahas satu persatu yah. Dijaman kebebasan informasi serta jaman dimana internet dan digital bukan suatu barang langka akan membuat peta persaingan bisnis berubah dengan sangat cepat. Siapa sangka dulu sebuah perusahaan jadi raksasa atau pemain utama sekarang malah gulung tikar atau diakusisi karena sudah megap-megap? Dan ini nyata tidak perlu saya sebutkan perusahaannya :).
Kebebasan dan kemudahan mendapatkan informasi membuat suatu produk atau jasa tertentu dengan sangat mudah untuk ditiru bahkan di modifikasi kompetitor lama atau pemain baru.
Sekali Anda terlena dalam kenyamanan kondisi sekarang dan serta tidak adaptif dan kreatif menyesuaikan model bisnis dan operational perusahaan Anda sesuatu dengan kondisi jaman sekarang. Siap-siap saja Anda adalah korban berikutnya. Tinggal tunggu waktu saja.

Sebelum melenceng jauh mari kita balik ke pertanyaan judul artikel ini kenapa kita butuh business process review? Apa yang hendak dicapai dengan kita melakukan re-definisi dan review bisnis kita.

Ada 3 hal yang mendasari kenapa kita butuh untuk me-review ulang Business Process kita

1. Efisiensi. Dijaman yang sangat kompetitif seperti sekarang perusahaan sangat membutuhkan efisiensi dan itu wajib !!! apalagi jika bisnis Anda banyak pemain nya alias red ocean. Ketika harga jual tidak terlalu bisa dimainkan untuk menaikan margin maka yang Anda lakukan adalah efisiensi supaya HPP (Harga Pokok Pembelian atau Produksi) dan operational cost bisa turun dan net profit Anda bisa naik. Apa itu efisiensi? Kata kunci efisiensi adalah do the right thing. Dan biasanya identik dengan biaya. Lakukan segala sesuatu di perusahaan Anda dengan benar entah sesuai SOP (Standard Operational Procedure), Rule of the Games, dll. Efisiensi terkait dengan fungsi Output/Input (biaya). Dengan biaya atau ongkos tertentu kita bisa mendapatkan hasil dengan rasio diatas biaya yang kita keluarkan.

Banyak cara untuk efisiensi misalkan penghemat atau penggunaan listrik/air sesuai tempat dan peruntukannya, mengurangi waste atau cacat dari proses produksi, meng-cut proses yang tidak berguna atau pemborosan dll.

2. Efektifitas. Suatu proses dikatakan efektif jika mencapai tujuan / output / target dalam constraint sesuai dengan tujuan. Kata kunci efektifitas adalah ‘doing the right thing’. Lakukan hal-hal yang tepat dalam bisnis untuk mencapai tujuan. Jika efisien lebih focus ke soal biaya/waktu/kemudahan yang bisa dipangkas, efektifitas lebih bicara soal cara-cara yg benar mencapai hasil / tujuan.

3. Agile. Artinya lincah, cepat dan adaptif. Di dunia peta persaingan yang berubah dengan sangat cepat dengan perkembangan teknologi dan internet. Perusahaan dan suatu bisnis dituntut untuk lincah tidak kaku dan senantiasa bisa adaptif dengan cepat terhadap perubahan model bisnis dan persaingan begitu juga terhadap adaptasi terhadap teknologi baru yang sedang berkembang.

4. Produktifitas. Produktifitas adalah kemampuan untuk menghasilkan suatu karya atau hasil atau produk dengan input (pekerjaan, kemampuan, dll). Mirip dengan efisiensi cuma bedanya efisiensi input focus kepada biaya / waktu saja. Produktifitas lebih ke kemampuan karyawan / tim kita untuk bekerja dengan lebih produktif.

Efficiency, Effectiveness & Agile … itu jawabannya! IDS Consulting siap membantu Anda dalam Business Process Review yang dimulai dengan evaluasi as-is bisnis sekarang melalui analisa PeopleProcess dan Technology 🙂 (ujung-ujungnya iklan hehe^^)