Perusahaan yang memanfaatkan fasilitas Kawasan Berikat maupun Kemudahan Impor Tujuan Ekspor (KITE) memiliki tanggung jawab untuk mengelola data inventory secara akurat. Namun, seiring meningkatnya transaksi barang, banyak perusahaan masih menghadapi kendala seperti perbedaan data persediaan, pencatatan yang belum realtime, hingga proses pelaporan yang memerlukan waktu lama.
Selain memengaruhi operasional, kondisi tersebut juga dapat menyulitkan perusahaan ketika harus memenuhi kebutuhan administrasi dan pemeriksaan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Bagi perusahaan yang beroperasi sebagai Gudang Berikat, sistem IT Inventory harus memenuhi persyaratan tertentu agar dapat mendukung pengelolaan barang dan administrasi kepabeanan. Ketentuan ini mengacu pada PMK 155/PMK.04/2019 dan PER-18/BC/2019.
Secara umum, IT Inventory yang digunakan pada Gudang Berikat harus memiliki kriteria sebagai berikut:
1. Mendukung Operasional Secara Kontinu dan Realtime
Sistem harus dapat digunakan secara berkelanjutan (kontinu) serta memperbarui data realtime sesuai dengan Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang diterapkan di Gudang Berikat.
2. Mengelola Seluruh Transaksi Inventory
IT Inventory harus mampu mencatat seluruh aktivitas persediaan, meliputi:
- Pemasukan barang.
- Pengeluaran barang.
- Penyesuaian (adjustment).
- Saldo persediaan.
Dengan pencatatan yang lengkap, perusahaan dapat memantau kondisi inventory secara akurat setiap saat.
3. Menghasilkan Laporan untuk Kebutuhan Kepabeanan
Sistem harus mampu menghasilkan laporan yang dapat diakses secara online oleh Kantor Pabean dan Kantor Pajak.
Laporan tersebut setidaknya memuat informasi mengenai:
Laporan pemasukan barang, antara lain:
- Jenis, nomor, dan tanggal dokumen pabean.
- Nomor serta tanggal bukti penerimaan barang.
- Kode barang, nama barang, jumlah, dan satuan.
Laporan pengeluaran barang, antara lain:
- Jenis, nomor, dan tanggal dokumen pabean.
- Nomor serta tanggal bukti pengeluaran barang.
- Kode barang, nama barang, jumlah, dan satuan.
4. Memiliki Audit Trail
Seluruh aktivitas pengguna harus tercatat di dalam sistem sehingga perusahaan dapat mengetahui siapa yang melakukan pencatatan, perubahan data, maupun aktivitas lainnya. Fitur ini sangat penting untuk mendukung proses audit.
5. Mendukung Traceability Barang
IT Inventory harus memiliki kemampuan traceability, yaitu menelusuri riwayat dan posisi barang mulai dari proses pemasukan hingga pengeluaran. Kemampuan ini memudahkan perusahaan saat melakukan pencarian data maupun pemeriksaan.
6. Menggunakan Hak Akses Berdasarkan Kewenangan
Pencatatan transaksi hanya dapat dilakukan oleh pengguna yang memiliki otorisasi (authorized access). Selain itu, perubahan data juga harus dibatasi sesuai dengan hak akses dan kewenangan masing-masing pengguna.
7. Terhubung dengan Dokumen Kepabeanan
Setiap transaksi inventory harus dapat dikaitkan dengan dokumen kepabeanan yang relevan, termasuk informasi mengenai:
- Jenis dokumen.
- Nomor dokumen.
- Tanggal pemberitahuan pabean.
Keterkaitan ini membantu perusahaan menjaga konsistensi data serta mempermudah proses pelaporan dan pemeriksaan.
Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang berbeda. Oleh karena itu, penting memilih solusi IT Inventory yang tidak hanya mendukung kebutuhan Kawasan Berikat saat ini, tetapi juga dapat berkembang mengikuti kebutuhan bisnis di masa depan.
IDS Indonesia menyediakan solusi IT Inventory yang dapat diimplementasikan sebagai sistem yang terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERP) maupun sebagai aplikasi mandiri yang terhubung dengan sistem akuntansi dan inventory. Solusi ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola inventory sekaligus mendukung kebutuhan operasional di Kawasan Berikat dan KITE.
Kunjungi produk IT Inventory kami disini atau hubungi kami disini untuk informasi lebih lanjut.
