Perusahaan yang memperoleh fasilitas Kawasan Berikat maupun Kemudahan Impor Tujuan Ekspor (KITE) memiliki tanggung jawab untuk mengelola data inventory secara akurat, konsisten, dan dapat ditelusuri. Seiring meningkatnya volume transaksi dan tuntutan kepatuhan terhadap regulasi Bea Cukai, proses pencatatan secara manual semakin berisiko menimbulkan ketidaksesuaian data.

Kesalahan dalam pengelolaan inventory tidak hanya berdampak pada operasional perusahaan, tetapi juga dapat memengaruhi proses pelaporan, monitoring, hingga pemeriksaan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Oleh karena itu, penggunaan IT Inventory menjadi salah satu langkah penting untuk menjaga akurasi data sekaligus mendukung kepatuhan terhadap regulasi.

Tantangan Pengelolaan Inventory Secara Manual

Masih banyak perusahaan yang mengandalkan spreadsheet atau pencatatan manual dalam mengelola inventory. Metode ini mungkin cukup efektif ketika transaksi masih terbatas, namun akan menjadi kendala ketika jumlah barang, dokumen, dan aktivitas operasional terus meningkat.

Berikut beberapa risiko yang sering terjadi:

• Data Inventory Tidak Konsisten

Pencatatan yang dilakukan di berbagai file atau oleh banyak pengguna berpotensi menimbulkan perbedaan data. Akibatnya, informasi mengenai barang masuk, barang keluar, maupun saldo inventory tidak lagi mencerminkan kondisi aktual.

• Sulit Menelusuri Riwayat Barang

Perusahaan sering membutuhkan informasi mengenai asal barang, proses produksi, hingga dokumen yang berkaitan dengan suatu transaksi. Tanpa sistem yang memiliki fitur traceability, proses penelusuran akan memerlukan waktu lebih lama dan berpotensi menghambat proses audit.

• Proses Pelaporan Menjadi Lebih Lama

Perusahaan penerima fasilitas kepabeanan harus menyusun berbagai laporan inventory secara berkala. Jika data masih dikumpulkan secara manual, penyusunan laporan akan membutuhkan waktu lebih banyak serta meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan.

• Risiko Human Error Meningkat

Kesalahan input data, duplikasi pencatatan, maupun transaksi yang terlewat merupakan risiko yang umum terjadi pada proses manual. Semakin tinggi volume transaksi, semakin besar pula peluang terjadinya ketidaksesuaian data.

• Sulit Memenuhi Kebutuhan Audit

Saat dilakukan monitoring atau pemeriksaan, perusahaan harus dapat menunjukkan data inventory beserta dokumen pendukungnya. Apabila data tidak terdokumentasi dengan baik, proses audit dapat menjadi lebih kompleks dan memerlukan waktu yang lebih lama.

Bagaimana IT Inventory Membantu Mengatasi Risiko Tersebut?

Implementasi IT Inventory membantu perusahaan mengelola seluruh aktivitas inventory dalam satu sistem yang terintegrasi. Setiap transaksi tercatat secara otomatis sehingga data selalu diperbarui secara realtime dan lebih mudah dipantau.

Beberapa kemampuan yang sebaiknya dimiliki IT Inventory antara lain:

• Pencatatan barang masuk, barang keluar, penyesuaian (adjustment), dan saldo inventory secara realtime.
• Traceability untuk menelusuri posisi dan riwayat pergerakan barang.
• Audit trail yang mencatat seluruh aktivitas pengguna. 
• Pengaturan hak akses sesuai kewenangan (authorized access).
• Keterkaitan transaksi dengan dokumen kepabeanan.
• Penyusunan laporan yang mendukung monitoring dan audit.

Kemampuan tersebut juga sejalan dengan persyaratan IT Inventory bagi perusahaan Gudang Berikat dan Kawasan Berikat sebagaimana diatur dalam PMK 155/PMK.04/2019 dan PER-18/BC/2019.

Pengelolaan inventory yang masih dilakukan secara manual berpotensi menimbulkan berbagai risiko, mulai dari ketidaksesuaian data hingga keterlambatan proses pelaporan. Seiring meningkatnya tuntutan kepatuhan terhadap regulasi Bea Cukai, perusahaan memerlukan sistem yang mampu mengelola data inventory secara akurat, realtime, dan terdokumentasi dengan baik.

Temukan Solusi IT Inventory yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan Anda

IDS Indonesia menyediakan solusi IT Inventory yang dirancang untuk membantu perusahaan Kawasan Berikat, maupun KITE dalam mengelola inventory secara lebih efisien. Sistem dapat diintegrasikan dengan ERP atau dihubungkan dengan sistem yang telah digunakan perusahaan, sehingga proses operasional menjadi lebih efektif sekaligus mendukung kepatuhan terhadap ketentuan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC).

Kunjungi produk IT Inventory kami disini atau hubungi kami disini untuk informasi lebih lanjut.