Pengelolaan inventory yang akurat menjadi salah satu faktor penting bagi perusahaan yang menjalankan aktivitas impor dan ekspor. Ketika data barang tidak diperbarui secara tepat waktu atau masih tersebar di berbagai sistem, perusahaan akan lebih sulit memantau kondisi inventory, menyusun laporan, maupun menelusuri riwayat transaksi.
Untuk membantu perusahaan menjaga akurasi data sekaligus memenuhi ketentuan kepabeanan, Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) menetapkan sejumlah kriteria yang harus dipenuhi oleh IT Inventory. Dengan sistem yang sesuai, perusahaan dapat mengelola inventory secara lebih terstruktur sekaligus mendukung kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Menggunakan sistem inventory saja belum tentu cukup untuk perusahaan yang memanfaatkan fasilitas Gudang Berikat maupun Kawasan Berikat. Sistem yang digunakan juga harus mampu memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC), sehingga data inventory dapat dipertanggungjawabkan saat proses pelaporan maupun audit.
Kriteria yang Harus Dipenuhi Oleh IT Inventory System
Melalui PMK Nomor 155/PMK.04/2019 dan PER-18/BC/2019, DJBC menetapkan sejumlah kriteria yang harus dipenuhi oleh sistem IT Inventory. Berikut beberapa persyaratan utama beserta contoh implementasinya pada sistem IT Inventory.
- Pencatatan Inventory Secara Realtime
Sesuai ketentuan DJBC, sistem IT Inventory harus dapat digunakan secara kontinu dan memperbarui data secara realtime agar informasi inventory selalu sesuai dengan kondisi operasional perusahaan.
- Pencatatan Barang Masuk, Barang Keluar, dan Saldo Barang
Regulasi juga mengharuskan sistem mampu mencatat transaksi pemasukan, pengeluaran, penyesuaian (adjustment), serta saldo barang.
Setiap transaksi penerimaan maupun pengeluaran barang akan memperbarui saldo inventory secara otomatis sehingga mengurangi risiko selisih data.
- Audit Trail
IT Inventory harus mampu mencatat seluruh aktivitas pengguna sehingga setiap perubahan data dapat ditelusuri.
- Traceability Barang
Sistem harus memiliki kemampuan melakukan penelusuran posisi maupun riwayat pergerakan barang.
- Authorized Access
Hanya pengguna yang memiliki kewenangan yang dapat melakukan pencatatan maupun perubahan data.
- Keterkaitan dengan Dokumen Kepabeanan
IT Inventory harus dapat menghubungkan transaksi inventory dengan dokumen kepabeanan, termasuk jenis dokumen, nomor, dan tanggal pemberitahuan pabean.
Setiap transaksi inventory dapat dikaitkan dengan dokumen kepabeanan sehingga proses pelaporan menjadi lebih mudah dan data lebih konsisten.
Memenuhi ketentuan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) tidak hanya bergantung pada proses administrasi, tetapi juga pada penggunaan IT Inventory yang mampu mendukung pencatatan inventory secara akurat, realtime, dan terdokumentasi. Dengan sistem yang sesuai, perusahaan dapat mengelola barang masuk, barang keluar, audit trail, traceability, hingga pelaporan kepabeanan dalam satu platform yang terintegrasi.
IDS Indonesia menyediakan solusi IT Inventory yang dapat diimplementasikan sebagai sistem yang terintegrasi dengan Enterprise Resource Planning (ERP) maupun sebagai aplikasi mandiri yang terhubung dengan sistem akuntansi dan inventory. Solusi ini dirancang untuk membantu perusahaan mengelola inventory sekaligus mendukung kebutuhan operasional di Kawasan Berikat dan KITE.
Kunjungi produk IT Inventory kami disini atau hubungi kami disini untuk informasi lebih lanjut.
